قواعد أستخدام الفاكس وأصوله

ولهذا الاستخدام أصول ، عليك التقيّد بها :
– يُستحسن إرسال “الفاكس” إلى المنزل نهاراً ، أو إلى مكان العمل ، أثناء الدوام ، مع تجنّب إرساله في ساعة مبكرة من الوقت أو بعد منتصف الليل ، تفادياً للإزعاج .
– يُفضّل أن تحمل الورقة الأولى من “الفاكس” معلومات عن المضمون ، واسم المرسل إليه ، ورقم هاتفه ، واسم المرسل أو الشركة ، والهواتف الخاصّة به/ا ، وعنوانه/ا البريديّ ، ورقم الفاكس الخاص به/ا ، فضلاً عن تاريخ الإرسال ، والعدد الإجمالي للصفحات المرسلة ، بما فيها غلاف الرسالة .
– إذا اضطررت إلى استخدام سائل التصحيح الأبيض في الطباعة ، فعليك أن تصوّري الورقة وتُرسلي الصورة عوضاً عن النسخة الحقيقية ، حتى لا تنكشف عيوب الرسالة الأصلية .
– يُفضّل عدم استخدام الأقلام الداكنة اللون ، لكونها تستغرق وقتاً أطول في عملية الإرسال ، وقد تصل سوداء وغير مقروءة .
– لا يُنصح بإرسال صور باهتة ، لأنها ستكون صعبة القراءة من خلال “الفاكس”، وكذلك يُستحبّ تجنّب إرسال الصور أو الأشكال الملوّنة ، لأنّها تصل أيضا باهتة ، ولا تؤدّي الغرض منها .
– يُفضّل الامتناع عن إرسال أوراق وصفحات عدة عن طريق “الفاكس” ، إن لم يكن الغرض منها السرعة ، أو استحالة إرسالها عبر البريد الإلكتروني .
– يستحسن تجنب استخدام “الفاكس” لإرسال معلومات غير ضرورية ، لأنّ في ذلك مضيعة للوقت ، ويُفضّل أن تكون الرسالة قصيرة ، وأن تتأكّدي من وصول المعلومات والردّ عليها .