كيفية إدارة الوقت
كيف تدير وقتك بكفاءة
تحديد الأهدافأول خطوة في الإدارة الفعالة للوقت هي: تحديد الأهداف، ولكي يكون الهدف ناجحا لابد أن يكون الهدف واضحا ومحددا، واقعيا قابلا للتحقق، قابلا للتطبيق، وذا إطار زمني محدد.
ضع خططا واضحة لكل هدف
عندما يكون الهدف بدون خطة واضحة، فهو مجرد أمنية، لذا فإن التخطيط ينقل الهدف لحيز التنفيذ، وتنقسم الخطط لنوعين، خطط بعيدة المدي (الإستراتيجية) عادة ما تكون لـ3 سنوات أو أكثر، مثل: تكوين صورة ذهنية للفرد عندما يصل لعمر الستين، والنوع الثاني هو الخطة التنفيذية، والتي تكون لأقل من ثلاث سنوات.
ابدأ بالمهام الكبيرة أولاً
ترتيب الأولويات، ووضع المهمة المناسبة في المكان المناسب
تخيل أمامنا وعاء زجاجي فارغ، ونريد ملؤه بما يلي ( أحجار ثلاثة أحجام، رمل، ماء)، حاول ترتيبهم في الوعاء دون أن يفيض.
إن لم تبدأ بوضع الأحجار الكبيرة أولا، لن تجد مكانا لباقي العناصر داخل الوعاء، فهكذا هي مهامنا الحياتية، إن لم نبدأ بالأمر الأكثر أهمية لن تستطيع إنجازها بسبب إنشغالنا بأمور أقل أهمية.
اتبع مبدأ أيزنهاور
الهام والعاجل: كل الأمور أو المهام التي لابد أن تقوم بها بنفسك مباشرة، ولا يمكن لأحد غيرك أن يقوم بها مثل تناول دواء معين.
الهام غير العاجل: تؤديه بنفسك، لكن لابد من وضع إطار زمني للانتهاء منه، مثل: زيارة الأقارب، تطوير الذات، متابعة إيميلات.
عاجل العاجل غير الهام: هي كل الأمور التي يمكن أن يقوم بها غيرك، يمكنك التفويض فيها، مثل: شراء مشتروات معينة، مكالمة هاتفية …إلخ.
خطوات التفويض الفعال
تحديد المهمة التي ستخضع للتفويض.
تحديد القدرات اللازمة لإنجاز المهمة.
تحديد الشخص المناسب للقيام بالمهمة.
شرح المهمة، وتيسيرها للشخص المفوض، دون الإسراف في شرح التفاصيل الدقيقة.
منح الشخص المفوض الحرية في إدارة الأمر.
توفير الموارد اللازمة التي سيحتاجها المفوض.
توقع آلا تتم المهمة كما تريد بنسبة 100%.
اجعل التفويض منهجا في حياتك، للتخلص من أعباء الأمور العاجلة وغير الهامة.
الغير عاجل غير هام: كل الأمور الغير مهمة وغير ملحة مثل: مشاهدة التلفاز، التدخين، النوم في غير وقته، ألعاب… تخلص فوراً من هذه الأمور، ولا داعي للانشغال بها.
طور قدرتك علي قول( لا)
تخلص من لصوص الوقت، ارفض الأمور التي لا تتناسب مع أهدافك، دون أن تخسر الآخرين، قل: لا بأدب، وبصوت غير مرتفع، وغير منفر، وضح دائما مبررات رفضك، أوجد بدائل دائما.
استخدم خطة العمل الأسبوعية
اكتب مهامك اليومية بوضوح، وطبقها علي مبدأ أيزنهاور، وتابع تطبيقها باستمرار، هذا سيمكنك من رؤية أهدافك بوضوح وقياس مدي تحققها.
حدد قائمة المهام الخاصة بك
اكتب دائما كل ما يرد في ذهنك، وما تريد فعله بدون ترتيب، لا توجد ذاكرة كاملة، تحديد قائمة المهام يجعل أهدافك واضحة أمامك، ويمكنك من تنقيحها مع مرور الوقت وتغير الظروف، ويفضل تحديدها قبل عمل الخطة الأسبوعية.
ركز في أسباب قوتك
بحسب مبدأ باريتو فإن 20% فقط من الأهداف يحقق لك 80% من النتائج، ركز علي إيجابياتك لأن 20% منها تأتي لك بـ 80% من النتائج التي تطمح لها.
كن مرناً
طور دائما خطة بديلة لتجنب الأحداث التي يمكن أن تعيقك.
لا تلزم نفسك بأكثر مما ينبغي
فنحن بشر، وعلينا أن نعمل في حدود طاقتنا، فلا تحمل نفسك فوق طاقتها من المهام.
حافظ علي نمط حياة صحي
النشاط البدني يساعدك علي التخلص من التوتر، مارس التمارين الرياضية اليومية، تناول الطعام الصحي، أداؤك ونشاطك خلال اليوم، وإنجازك للمهام بصفة عامة، مرتبط بنمط حياتك.
لاتفقد حماسك
ضع لنفسك نظام مكافأة، عندما تنجح في إنجاز مهامك؛ لكي تزيد من دافعيتك للمزيد من الإنجاز.
تذكر دائما أن إدارة وقتك، تجعلك تعمل بذكاء أكثر، وليس بجهد أكثر في إنجاز مهامك
