المشكلات الإدارية وكيفية تجنبها

لقد وجدت على أحد مواقع الإنترنت هذا المقال .. و قررت ترجمته للعربية ليستفيد به كل أخواننا و أخواتنا في مجال الإدارة .. المشكلات الإدارية وكيفية تجنبها

لقد كتب الكثيرين عن أسرار الإدارة الناجحة والقليل سوف يزعمون أن أفضل المديرين هم من الملهمون، وذوي البصيرة النافذة، والمكرسين حياتهم للإدارة، والكادحين ، ذوي الحيوية، والمتسمين بالنزاهة، وأصحاب ملكات القيادة، والحس السليم والشجاعة. فأين يقع عادة المديرين أو يتعثرون ويفشلون ويفقدون مراكزهم العالية بالشركات؟
فيما يلي، أعد خبراء فنون الإدارة، عشرة من أشهر مشكلات الإدارة والنصائح الخاصة لتجنبها:

بوصفك مدير يجب أن يكون دورك هو الحصول على مهام محددة من قبل الموظفين بأكثر الطرق الفعالة والمبتكرة وبشكل مثالي، وللقيام بذلك، تحتاج إلى تحديد أهداف واضحة. المدراء الناجحون يضعون أهداف ذكية – والتي تكون محددة وقابلة للقياس والتحقيق وواقعية وتعتمد على برنامج زمني. وهم قادرون على توصيل هذه الأهداف الواضحة وببساطة وإيجاز لموظفيهم بحيث لا تكون غامضة أو غير مؤكدة النتائج. بكل الوسائل حاول الارتقاء بالأهداف الخاصة بك ولكي تفعل ذلك تحتاج إلى موظفين مع التدريب والموارد والمرونة والحرية المطلوبة لتحقيق أهدافك وجدول زمني ومهام الإشراف العادية وتحديد ردود الفعل عليها (وعلى نفسك).

أيام القيادة وإدارة المنظمات تكون طويلة المدى – لقد اتضح للمدراء اليوم بأن لزيادة مهاراتهم وتحقيق أقصى مخرجات ممكنة من فريق العمل يحتاجون إلي اعتماد نهج مرن بحيث “يقود” هذه الفرق إلى التفوق وليس فقط تأدية مهام الإشراف وإصدار التعليمات والسيطرة على الموظفين. أفضل المدراء هم أولئك من لديهم رؤية إلى الموظفين، والتحفيز والإصرار على العمل من أجل جعل هذه الرؤية حقيقة واقعة. المدراء الناجحون يطلقون القدرات الإبداعية لموظفيهم للوصول لحلول لمثالية من خلال توصيل الأهداف العليا إليهم، واقترح خطة لتحقيق النجاح، ثم ترك الموظفين لتحديد كيفية الوصول إلى الأهداف بأمثل الطرق مع ضمان حصولهم على التدريب والموارد وبيئة العمل اللازمة لتحقيق أعلى النتائج. في حين أنه لابد من برامج ردود الفعل المنتظمة (Feed-Back) و عمليات الإشراف، فعلى المدراء التأكد من إن يكفلوا أسلوب إدارة غير قمعي، أو بالتدخل بشكل مفرط أو طاغ. القاعدة الذهبية هي توصيل فكرة “كيف” و “لماذا” يتم القيام بالعمل الذي يتعين القيام به وترك الموظفين لتحديد”كيف”‘ دون إثقال كاهلهم بكتيبات التعليمات الصارمة أو القواعد والأنماط التي تعتبر تكراراً إلى حدٍ كبير وتعيق السرعة والإبداع والتقدم والابتكار.

المدراء الأقوياء لديهم الثقة بالنفس لتوظيف أفضل العناصر، وأخذها إلى مستويات جديدة، وغرس بكل الصفات اللازمة فيها لجعلها فعالة في المستقبل. المدراء الضعاف يكررون أنفسهم عن طريق تعيين أفراد دون المتوسط، وذلك نتيجة اعتقادهم الخاطئ بأن تعيين الموظفين ذوي المهارات العالية أو الأكثر فطنة أو معرفة من أنفسهم سوف يؤدي في نهاية المطاف إلى تقويضهم أو تشويه صورتهم كمدراء. أفضل المدراء هم من يتسمون بالقدرة على تحفيز موظفيهم على الأداء الراقي من خلال التدريب ، وأيضاً عن طريق برامج ردود الفعل المنتظمة (Feed-Back)، ويكونون مصدراً للإلهام لتحسين أدائهم و تحويلهم فيما بعد إلى مدراء فاعلين. أفضل المدراء هم من يساعدون موظفيهم على إطلاق طاقاتهم الكاملة، والارتقاء باستمرار بطموحاتهم بحيث تمنع الموظفين من التوقف عن التعلم والابتكار، التدريب، والتخطيط الوظيفي والبرامج المستمرة لتنمية و تطوير الموظفين الرئيسيين على رأس قائمة أولويات المدراء الناجحين.

الرؤساء الذين يفضلون أساليب الإدارة القديمة ‘صعبة’ حيث نرى الموظفون وهم ينالون التوبيخ العلني وردود الفعل السلبية الكثيرة في حين أن الاعتراف بالمجهود والتعزيز الإيجابي نادر الحدوث، فإنهم لن يتمكنوا من كسب ولاء واحترام والتزام موظفيهم على المدى الطويل. أي إدارة تفتقر إلى دون وجود قاعدة من الموظفين الملهمين و الواثقين من أنفسهم و المستحثين لقدراتهم، فقد حددت لنفسها ولموظفيها الفشل. وعلى النقيض، نرى القيادة الفعالة تحترم موظفيها وتواظب على برامج ردود الفعل المنتظمة (Feed-Back) مع طلب النقد البناء الذكي وتشيد على الملأ بالإنجازات بشكل خاص و علني، في حين أن ردود الفعل السلبية تكون بشكل خاص بين الموظف و المدير فقط، والتركيز بشكل صارم على أن تكون الانتقادات على الأداء الوظيفي، وليس شخصية الموظف. يشيد المدراء الناجحون بالعمل الجيد و يكافئون عليه. هؤلاء المدراء يلهمون موظفيهم للأداء بشكل أفضل، وتمكنهم من الحصول منهم على أعلى درجات الولاء والرغبة في العمل بشكل جاد والارتقاء المستمر والتفوق الدائم. في هذه المنظمات، لا يخشى الموظفين تحدي رئيسهم بأفكار أو تغيير الوضع القائم لمصلحة التفوق والابتكار كما تشجع على اتخاذ المخاطر التجارية للارتقاء إلى مستوى أعلى. إن المدراء البيروقراطيين المستبدين يبددون لدى موظفيهم عوامل الثقة بالنفس، القيادة والطاقة الإيجابية بسبب أساليب الإدارة الجامدة، كما تفشل أيضاً في حثهم على الارتقاء بمستوى الأداء و محاولة التفوق.

الاقتصاديات العالمية اليوم قد خلقت بيئة تنافسية عالية، يتحول فيها التدريب و المهارات و العلم بسرعة إلى أمور قديمة، و عليه فإن المدراء الناجحين يدركون أهمية إعادة تثقيف أنفسهم وتحديث مهاراتهم للحفاظ على مكانتهم. بينما المدراء ذوي الثقة الزائدة تؤدي إلى الخمول وعدم الإقدام على مواصلة التعليم يتساقطون بجانب الطريق، المدراء الناجحون يواظبون بانتظام على صقل مهاراتهم وقدراتهم ورفع مستوى المعرفة التقنية (التكنولوجية) كلما سنحت الفرصة. فهم يشجعون موظفيهم على أن يفعلوا بالمثل فيما يخص التخطيط الوظيفي وبرامج رفع الأداء والتركيز على التدريب والتعليم الذاتي.

تشمل الاتصالات الجيدة على تكوين والمحافظة على قنوات اتصال مع الموظفين داخل المنظمة، مع إعطاء ردود الفعل البناءة والذكية (Feed-Back) و اختيار الأفكار الجيدة وذلك من خلال الحصول حلقات نقاش قوية أو توضيح الرؤية الهامة للشركة بصورة واضحة تماماً، وتحديد أهداف واضحة والاستماع بانتباه و بعقلية متفتحة لتظلمات الموظفين واقتراحاتهم وأية قضايا أخرى. المدراء الناجحون يتبنون سياسة فعالة وهي سياسة الباب المفتوح ويرحبون بالمداخلات والمقترحات والتعليقات الواردة من الموظفين ويعترفون بأن الفكرة الجيدة أو العملية أو الابتكار الجيد يمكن أن يأتوا من أي مكان في الشركة. المدراء الناجحون يستمعون، بينما الضعفاء يتكلمون كثيراً. المدراء الناجحون يصغون باهتمام لموظفيهم ويشجعونهم على التعبير آرائهم المهنية وطلبهم للمزيد من المسؤولية، بينما يظن المدراء الضعفاء أنهم فوق هذا الباب المفتوح. الموظفين الذين لا يستمع إليهم رؤسائهم بل ويستهينوا بهم أو لا يعاملونهم باحترام كمحترفين أو كأفراد فإنه من غير المرجح أن تبدو أي أفكار مبتكرة جديدة ومثيرة بحيث تنعكس على أداء الشركة مما يساعد على تحركها قدماً.

يقع الجميع في الخطأ، المدراء الناجحون هم من يحمون موظفيهم من أن يتملكهم الإحساس بالفشل عندما يخطئون، و أيضاً يعرفون جيداً إن الأخطاء العادية الكثيرة الحدوث لا مفر منها، ويمكن أن تكون فرص جيدة للتعلم من هذه الأخطاء، بل ويكونون على استعداد لتحمل مسؤولية بشكل شخصي عندما يقع الفريق في الخطأ. ويدرك المدير الناجح إن معظم الموظفين الطموحين يريدون النجاح، وسوف يكبر شأنه نتيجة لأخطائهم وإنه من غير المرجح تكرار نفس الأخطاء. المدراء الناجحون لا يقومون بتحجيم و تحديد موظفيهم و عزلهم عن بقية الشركة أو توجيه أصابع الاتهام إليهم متى حدثت أي مشكلة، بل إنهم يبررون أعمالهم وكذلك أعمال موظفيهم بشكل مهذب وجذاب ولا تسمح لثقافة إلقاء اللوم بأن تتخلل الشركة.

المدراء الضعفاء يغتصبون كل الثناء على العمل الجيد الذي قام به الموظفين، المدراء الناجحون سيرجعون الفضل إلى فريق العمل ككل ، أو عضو الفريق المسئول عن المشروع. المدراء الناجحون يستحثون موظفيهم ويكونوا مصدر إلهام لتنشيطهم عن طريق منحهم ما يستحقون من الثناء، و يجذلون المكافأة والتقدير حينما يكون ذلك مطلوباً. المدير الناجح يشكر موظفيه علناً على العمل الممتاز الذي قاموا به ويعترف بأن وجود فريق العمل الناجح و النشيط ينعكس بشكل مباشر على المدير.

المدير الضعيف يتعامل بسهولة و يسر مع طبقات وقيود البيروقراطية التي تقيد المنظمة أو الشركة و تجرها للفشل، بينما يزيل المدير الناجح هذه الطبقات و القيود من طريقه. يعترف المدراء الناجحون اليوم إنه لكي تستطيع المنافسة، يجب أن تعمل كشركة صغيرة و على مستوى عال من السرعة و الاستجابة و المرونة، كما إنهم يعرفون إنه للمحافظة على القمة في السوق المعاصر، يجب أن تستجيب الشركات لتغيرات و لظروف السوق و إزالة أي قيود، حدود، طبقات، السياسات و النظم القديمة، والإجراءات الروتينية التي تعيق حرية التدفق الحر للأفراد و الموارد و الأفكار.

المدير الناجح يهتم بصدق بموظفيه، و يخصص أوقات للتعامل معهم و التعرف على شخصياتهم من حيث نقاط القوة و الضعف فيهم، طموحاتهم و تطلعاتهم، و أهدافهم. كما إنه يخصص وقت ليقترب من حياتهم الشخصية، بينما نرى المدير الضعيف يحافظ على الانطواء الرسمي و المحافظة على المسافات بينه و بين الموظفين. المدراء الاستثنائيين قادرين استخراج أفضل ما لدى موظفيهم، و ينالون ثقتهم و احترامهم و ولائهم وذلك عن طريق فهم احتياجاتهم و قدراتهم، و يوضحون لفريق العمل مدى أهمية هذه الفريق على المستويين العملي و الشخصي. المدير الناجح يكون ضمن فريق العمل في الأداء، ويشارك الفريق في العمل من خلال التواصل المستمر معهم، و عن طريق تأكيد تواجده الدائم لخدمتهم و لدعمهم. المدير الناجح يوثر في العمل عن طريق خلق بيئة عمل داعمة للفريق و توطيد لأواصر الصداقة و روح الفريق و التي تحث الفريق على العمل بسبل أفضل، و تنتقل بمستويات الأداء إلى مستويات جديدة دائماً.